التحدي
أراد المستشارون في الجامعة الأميركية في بيروت تحسين طريقة خدمتهم للطلاب، وخاصة ذوي الاحتياجات الخاصة، فقد كانوا يسعون إلى وضع أهداف أكاديمية مع الطلاب، ضمان تحقيق هذه الأهداف، وتوفير السرية الكاملة لأي جلسات إرشاد تتم خلال هذه العملية.
كانوا يستخدمون أداة تقييم الدرجات (بانر كاب) بالإضافة إلى أداة ملف المستشار في بانر 9، لكنهم أدركوا أن لديهم احتياجات إضافية لم تتم تلبيتها ومن بين هذه الاحتياجات: واجهة استخدام بديهية، قدرات الخدمة الذاتية، ووسيلة لتوفير رؤية أكثر شمولاً لمعلومات الطالب.
وفيما يتعلق بالرؤية الكاملة لمعلومات الطالب، أراد المستشارون أن يتمكنوا من الإجابة عن أسئلة أساسية تساعدهم على تحديد الطلاب والتواصل معهم بشكل أفضل. كما احتاجوا إلى آلية لإدراج الملاحظات من لقاءاتهم مع الطلاب، بحيث يتمكنون من تعزيز التفاعل وتحفيز الطلاب على استخدام أداة ملف الطالب في بانر 9.
الحل
توصّل المستشارون إلى أنهم بحاجة إلى مركز معلومات شامل من أجل تقديم الإرشاد للطلاب في الجامعة الأميركية في بيروت بشكل فعّال. ومع ذلك، فإن تطوير قسم تقنية المعلومات في الجامعة لتطبيق يلبي هذا الاحتياج كان سيتطلب خبرة عميقة في إطار عمل برمجي محدد، وهو ما كان سيستغرق وقتًا طويلًا ويؤخر استفادة الطلاب من الحل.
لذلك، ومن أجل تحقيق الهدف، عقدت الجامعة الأميركية في بيروت مع شركة نسيج، وهي شريك استشاري في الشرق الأوسط، شراكة لتنفيذ أداة التقارير المؤسسية أرجوس. حضرت الجامعة عرضًا قدمته نسيج في مؤتمر للمستخدمين في دبي، حيث أوضحت الشركة أن الأداة يمكنها جمع المعلومات من أماكن متعددة داخل النظام، وأن لوحة المعلومات يمكن أن تتضمن حقولًا قابلة للتحديث. كان واضحًا أن هذه الأداة ستسهل التواصل بشكل أفضل، كما يمكن استخدامها لإدخال البيانات وتحديثها وحذفها من جداول النظام، وهو ما لبّى احتياجات الجامعة.
عملت الجامعة عن قرب مع نسيج لتحديد أفضل طريقة للاستفادة من قدرات الأداة وتزويد المستشارين بما يحتاجونه. وقرروا معًا إنشاء لوحة معلومات خاصة بالمستشارين أطلقوا عليها اسم لوحة ملف المستشار.
ومع وجود لوحة ملف المستشار، أصبح لدى مستشاري الجامعة الوظائف الأساسية التي كانوا يتطلعون إليها:
- عرض أكثر وضوحًا وبساطة لمعلومات القبول والسجل الأكاديمي وتقييم الدرجات
- القدرة على تحديد أهداف محددة للطلاب ومتابعتها حسب الفئة
- إمكانية تصفية مجموعات الطلاب للتواصل بشكل أسرع وأكثر استهدافًا
- أداة للمستشارين لتسجيل ومتابعة التواصل مع الطلاب بسرية أو عبر البريد الإلكتروني طوال فترة وجود الطالب في الجامعة
- كما أصبح بإمكان الطلاب الآن استخدام أداة ملف الطالب للتواصل مع مستشاريهم الأكاديميين عبر تدوين الملاحظات
يقدّر فريق التقنية في الجامعة النماذج التفاعلية التي توفرها الأداة ويدرك أهميتها التي تمكّن لوحة المعلومات من تحديث وتخزين جميع البيانات داخل النظام، مما يجنّب الحاجة إلى الاحتفاظ بمعلومات معزولة. كما يقدّر الفريق الوظيفي إمكانية الاطلاع على ميزة ملاحظات المستشار في أداة ملف المستشار
لقد أدت الشراكة بين الجامعة الأميركية في بيروت ونسيج وشركة إيفجنزالى تنفيذ حلاً قويًا للجامعة مكّنها من خدمة طلابها بشكل أفضل.
منذ انضمامي إلى الجامعة الأميركية في بيروت عام 2012، عملتُ كمرشد أكاديمي وواجهت عن قرب التحديات المرتبطة بالإرشاد الأكاديمي. وعلى الرغم من الجهود الكبيرة التي بذلتها الإدارة العليا لتحسين الإرشاد، ظلّ يحتل مرتبة متدنية في جميع الاستبيانات الخاصة بالخدمات الطلابية في الجامعة. وكانت إحدى المشكلات الأساسية غياب منصة لمتابعة أداء الطلاب وتتبّع تقدمهم على مدى سنوات دراستهم. وقد اقترحت وحدة تكنولوجيا المعلومات في الجامعة الأميركية في بيروت استخدام منصة "أرجوس" كحل محتمل لهذه المشكلات. وخلال الفصل الدراسي لخريف عام 2019، تم إطلاق أداة إرشاد مبنية على أرجوس. هذه الأداة وفّرت للمرشدين إمكانية الوصول إلى كمٍّ واسع من المعلومات التي سهّلت عملهم؛ إذ أتاحت لهم الاطلاع على السجلات الأكاديمية للطلاب، ومكّنتهم من التعرف إلى أي احتياجات خاصة للطلاب، فضلاً عن توثيق جلسات الإرشاد. ومن أبرز الفوائد التي قدّمتها الأداة إمكانية التحقق من متطلبات التخرج عبر واجهة سهلة الاستخدام. لقد استقبل المرشدون هذه البوابة بارتياح كبير وأبدوا سعادتهم بها.
إن الشراكة الفريدة بين الجامعة الأميركية في بيروت بصفتها المحرّك الأساسي، وشركة نسيج بصفتها الخبير المنفّذ ذو الخبرة في خدمات التعليم، وشركة إيفيجنز بصفتها مزوّد حلول عالمي في مجال التعليم العالي، أثمرت عن النتيجة المنشودة في الوقت المناسب.
قد وجدتُ المنصة مفيدة للغاية. فهي توفّر الوصول إلى جميع المعلومات التي يحتاجها المرشدون الأكاديميون.